Kaip vyksta efektyvus dokumentų valdymas?
  NAUJIENOS

Kaip vyksta efektyvus dokumentų valdymas?

Kategorija:

Miestas:
Dokumentų valdymas naudingas organizacijos veikloje. Vis daugiau įmonių renkasi šią paslaugą, norėdamos paspartinti ir optimizuoti savo darbus bei informacijos sklaidą įmonės viduje. Kuo dokumentų valdymo sistema (arba kitaip – DVS) gali būti naudinga verslui? Atsakymai į šį ir kitus klausimus, kylančius svarstant tokį pasirinkimą – žemiau.
 

Kaip veikia DVS?

 
Tai yra sistema, kuria vidiniai įmonės dokumentai gali būti susisteminti ir naudojami elektroniniu būdu. Ji leidžia centralizuoti, parengti, tvirtinti, kaupti ir registruoti įvairius dokumentus, taip pat atlikti daug kitų veiksmų. Prie šios sistemos galima prieiti naudojant ne tik kompiuterius, bet ir kitus išmaniuosius įrenginius. Todėl ji itin naudinga daug dirbantiems ir norintiems išlaikyti aukštus atliekamų darbų standartus.
 

Pagrindinės funkcijos, pabrėžiančios sistemos naudą

 
DVS diegimas gali būti pirmasis žingsnis, padedantis užtikrinti ženkliai našesnes ir tvaresnes procedūras darbovietėje. Naudojant tokią programinę įrangą paspartinamas dokumentų platinimas įmonės viduje. Juos parengus, užtenka patalpinti sistemoje ir suteikti prieigą reikalingiems asmenims.
 

Ekologiškesnis  pasirinkimas

 
Pasirinkus tokią valdymo sistemą, beveik akimirksniu sumažinamas popieriaus naudojimas. Dokumentai perkeliami į virtualią erdvę, todėl jų nereikia spausdinti. Tai padeda ne tik optimizuoti laiko sąnaudas, patiriamas spausdinant dokumentus, bet ir užtikrinti ekologiškumą bei tvarumą. Mažiau sunaudoto popieriaus – daugiau išsaugotų medžių pasaulyje.
 

Kaip pasirinkti tinkamą DVS teikiantį partnerį?

 
Nusprendus įmonėje naudoti dokumentų valdymo sistemą, gali kilti įvairių klausimų. Kaip išsirinkti? Kuris tiekėjas geriausias? Kokio tipo sistema labiausiai atitinka individualius poreikius? Atsakant į juos, svarbu apsvarstyti keletą kertinių aspektų:
 
  • Saugumas. Akivaizdu, kad tai vienas iš pirmųjų kriterijų. Įmonės dokumentai dažniausiai būna konfidencialūs, svarbūs kompanijos veiklai, todėl patikima jų apsauga tiesiog būtina. To užtikrinimui rekomenduojama įsitikinti, ar sistema yra šifruojama. Be to, gali būti reikalingas papildomas saugumo užtikrinimas, pavyzdžiui, el. parašas.
 
  • Techninis palaikymas. Naudojant elektronines platformas, ne ką mažiau svarbus greitas ir efektyvus techninis palaikymas. Todėl naudinga iš anksto išsiaiškinti, ar partneris teikia visapusišką pagalbą.
 
  • Lengvas naudojimas. Tam, kad įmonės darbas būtų sklandesnis ir našesnis, dokumentų valdymo sistema (DVS) turėtų būti lengvai perprantama.
 
  • Kaina. Tai irgi gali būti lemiamas kriterijus, renkantis tinkamiausią variantą. Prieš apsisprendžiant, patariama gerai įvertinti įmonės biudžetą ir tiekėjo siūlomą kainą.
 
Atsižvelgus į šiuos kriterijus, išsirinkti dokumentų valdymo paslaugas teikiantį partnerį turėtų būti žymiai paprasčiau.
 

Kaip pasiruošti?

 
Dėmesio vertos kelios paprastos ir lengvos taisyklės, kurios padės kolektyvui priprasti prie naujosios sistemos ir ja naudotis efektyviai:
 
  • Tvarka. Svarbu įvesti tvarką, kuria vadovaujantis bus naudojama sistema. Tai padės išvengti probleminių situacijų.
 
  • Suasmeninimas. Tai apima ne tik vartotojo sąsają, bet ir darbų prioritetus. Juos parinkus pagal įmonės poreikius, sistema atspindės įmonės identitetą ir bus naudinga.
 
  • Prieinamumas. Rekomenduojama pasiruošti ir nustatyti, kas turės prieigą prie sistemos ir tam tikrų dokumentų. Tai padės išvengti painiavos.
 
Paprasti, tačiau apmąstyti žingsniai padės įmonei įprasti prie darbo su naująja sistema ir, žinoma, pagelbės vengiant painiavos.
 
Patobulindami kasdienes operacijas galite optimizuoti savo organizacijos veiklą ir palengvinti komandos darbą. Dokumentų valdymo sistema – puiki investicija, teikianti įmonei akivaizdžią naudą.

Aistė Bielinė

Reklama