Gera planavimo programa yra labai svarbi geram projektų valdymui. Yra šimtai programinės įrangos paketų, kai kurie jų turi panašias funkcijas. Tačiau šios priemonės skiriasi savo filosofija, tiksline grupe (maža ar didelė komanda ar įmonė), išplėstiniu funkcionalumu ir kainomis.
Kas yra planavimo programinė įranga?
Planavimo programinė įranga – tai priemonė, kuria siekiama organizuoti darbą, atsižvelgiant į visus projekto sudėtingumo veiksnius (komandų veiklos koordinavimą, terminus, kurių reikia laikytis, numatytą biudžetą ir kitus veiksnius kiekvienu konkrečiu atveju). Tokio tipo programinė įranga leidžia sutelkti įvairius projektų valdymo elementus viename sprendime ir išvengti būtinybės naršyti tarp skirtingų programinių įrangų ir sąsajų, o tai gali lemti informacijos praradimą. Šios priemonės taip pat padeda lengviau vizualizuoti komandų darbą, o tai ypač naudinga vadovams.
Darbų planavimas su programa turi daug projektų valdymui skirtų funkcijų. Jos skiriasi ne tik siūlomomis funkcijomis, bet ir tuo, kokią pažangą galima padaryti jas naudojant.
Pagrindinės šių programų savybės yra šios:
- Užduočių valdymas: galite suskirstyti projektą į užduotis ir etapus, o užduotis
prireikus suskirstyti į kalendorių arba diagramas.
- Vidinis bendradarbiavimas: dalijimosi informacija valdymas (bendrų
komentarų erdvė), užduočių paskirstymas komandose ir tarp komandų bei priminimai.
- Vizualizavimas: ši funkcija leidžia apžvelgti projekto, komandos ar įmonės
veiklą per tam tikrą laikotarpį (mėnesį, metus ir t. t.). Tai leidžia nustatyti sunkumus, kurie gali trukdyti sklandžiai projekto eigai.
- Ataskaitos: šia funkcija siekiama pateikti duomenis apie projektus (terminus,
biudžetą ir komandos pajėgumus) ir apie komandos ar įmonės veiklos rezultatus per tam tikrą laikotarpį, kad būtų lengviau prognozuoti ateitį.
- Integracijos: beveik visi įrankiai siūlo integracijų katalogą, kad būtų lengviau
susieti su kitais komandos naudojamais įrankiais ir palengvinti bendradarbiavimą su dokumentais realiuoju laiku.
- Automatizavimas: geriausi įrankiai taip pat turi daug automatizavimo funkcijų,
kurios padeda taupyti laiką.
Renkantis programinę įrangą svarbu atsižvelgti į tai, kaip lengva ją išmokti ir naudoti: priklausomai nuo to, kiek jūsų komandos yra susipažinusios su tokio tipo įrankiu, mokymosi kreivė gali būti trumpesnė arba ilgesnė.
